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Septembre 2015

Registres obligatoires de l'entrepreneur individuel

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Vous créez une entreprise individuelle ? Vous devez vous procurer plusieurs concernant votre comptabilité, vos salariés ou encore les données personnelles. registres obligatoires

En tant qu'entrepreneur individuel, vous devez mettre un place certains livres ou registres comptables. Ces registres obligatoires diffèrent en fonction de votre activité.

Livre-journal

Vous devez tenir un livre journal dans lequel vous (ventes, achats, charges, etc.) qui affectent le patrimoine de l'entreprise, jour par jour. obligatoirement enregistrez chronologiquement toutes les opérations

Chaque enregistrement précise et . l'origine de l'opération les références de la pièce justificative correspondante

Ce livre peut être coté et paraphé par le greffier du tribunal de commerce du tribunal dont l'entreprise dépend.

À savoir

Vous pouvez tenir ce livre de manière électronique s'il est identifié, numéroté et daté au moment de son établissement par des . moyens offrant toute garantie de preuve

Les informations doivent être conservées à partir de la clôture de l'exercice comptable auxquelles elles se rapportent. 10 ans

Les pièces justificatives comptables doivent être conservées à partir de leur établissement. 10 ans

n'est prévue en cas de non-tenue du livre journal. Aucune sanction spécifique

En revanche, en cas de , vous vous exposez à une sanction pénale pouvant aller jusqu'à d'emprisonnement et d'amende. faux ou d'usage de faux 3 ans 45 000 €

Grand livre

Vous devez tenir un grand livre qui contient les écritures du livre-journal. Les achats et les dépenses sont répartis entre les différents comptes selon leur nature en fonction du plan comptable. obligatoirement

Les informations doivent être saisies dans du livre-journal. l'ordre chronologique

Les informations doivent être conservées à partir de la clôture de l'exercice comptable auxquelles elles se rapportent. 10 ans

Les pièces justificatives comptables doivent être conservées à partir de leur établissement. 10 ans

n'est prévue en cas de non-tenue du grand livre. Aucune sanction spécifique

En revanche, en cas de , vous vous exposez à une sanction pénale pouvant aller jusqu'à d'emprisonnement et d'amende. faux ou d'usage de faux 3 ans 45 000 €

Livre inventaire

Vous devez tenir un inventaire de de votre entreprise. obligatoirement tous les éléments d'actif (machine, trésorerie, stocks...) et de passif (capital social, dette...)

Vous devez en préciser et de chaque élément à la date d'inventaire. la quantité la valeur

Ces informations doivent être tenues sans blanc, ni rature ou irrégularité.

À savoir

Vous pouvez tenir ce livre de manière électronique s'il est identifié, numéroté et daté au moment de son établissement par des moyens offrant toute garantie de preuve.

Les informations doivent être conservées à partir de la clôture de l'exercice comptable auxquelles elles se rapportent. 10 ans

Les pièces justificatives comptables doivent être conservées à partir de leur établissement. 10 ans

n'est prévue en cas de non-tenue du livre inventaire. Aucune sanction spécifique

En revanche, en cas de , vous vous exposez à une sanction pénale pouvant aller jusqu'à d'emprisonnement et d'amende. faux ou d'usage de faux 3 ans 45 000 €

Livre-journal

Vous devez tenir un livre journal dans lequel vous Ces informations doivent être indiquées au jour le jour. obligatoirement enregistrez chronologiquement le détail de vos recettes et de vos dépenses professionnelles.

Lorsque vous n'adhérez pas à une , vous devez également indiquer l'identité du client, le montant, la date et le mode de versement des honoraires. association de gestion agréée

Vous devez conserver les pièces justificatives correspondant aux recettes et dépenses indiquées dans le livre-journal.

Ce livre peut être coté et paraphé par le greffier du tribunal de commerce dont l'entreprise dépend.

À savoir

Vous pouvez tenir ce livre de manière électronique s'il est identifié, numéroté et daté au moment de son établissement par des . moyens garantissant son authenticité

Les informations inscrites sur le registre doivent être conservées à partir de la clôture de l'exercice comptable auquel elles se rapportent. 6 ans

Les pièces justificatives comptables doivent être conservées à partir de leur établissement. Ce délai peut être porté à si l'administration fiscale suspecte une activité occulte (par exemple, absence de certaines déclarations de la part de l'entreprise). 6 ans 10 ans

Le fait de ne pas tenir le registre des achats . n'est pas sanctionné

En revanche, en cas de , vous vous exposez à une sanction pénale pouvant aller jusqu'à d'emprisonnement et d'amende. faux ou d'usage de faux 3 ans 45 000 €

Registre des immobilisations et des amortissements

Vous devez y indiquer les  : éléments suivants

  • Date d'acquisition ou de création des éléments d' (matériel, fonds de commerce, stocks, etc.) affectés à l'exercice de la profession (). Il faut préciser le de ces éléments d'actif. actif immobilisations prix de revient

  • Montant des effectués sur les éléments d'actif amortissements

  • Prix et date de cession des éléments d'actif

Le registre des immobilisations et des amortissements doit être conservé à compter de la dernière opération. Ce délai peut être porté à si l'administration fiscale suspecte une activité occulte (par exemple, absence de certaines déclarations de la part de l'entreprise). 6 ans 10 ans

Vous pouvez tenir ce livre de manière électronique s'il est identifié, numéroté et daté au moment de son établissement par des . moyens garantissant son authenticité

Le fait de ne pas tenir le livre des recettes . n'est pas sanctionné

En revanche en cas de vous vous exposez à une sanction pénale pouvant aller jusqu'à d'emprisonnement et d'amende. faux ou d'usage de faux 3 ans 45 000 €

Si vous avez des salariés, vous devez mettre en place certains registres obligatoires dès la première embauche.

Si vous employez des salariés, vous avez . Chaque salarié doit y être inscrit au moment de son embauche à l'encre indélébile. l'obligation de tenir un registre unique du personnel

Vous devez y inscrire les informations complémentaires suivantes pour  : chaque salarié

  • Nom

  • Prénoms

  • Nationalité

  • Date de naissance

  • Sexe

  • Emploi

  • Qualification

  • Dates d'entrée et de sortie de l'établissement

  • Type de contrat

  • Si une autorisation d'embauche ou de licenciement est requise, date de cette autorisation ou la date de demande d'autorisation

  • Pour les salariés étrangers, type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail. Vous devez joindre en annexe la copie des titres autorisant l'exercice d'une activité salariée des travailleurs étrangers

  • Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs, mention «» avec la dénomination et l'adresse de ce dernier mis à disposition par un groupement d'employeurs

  • Pour les salariés temporaires, mention « avec le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire salarié temporaire »

  • Pour les jeunes travailleurs titulaires d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, mention ou « apprenti » « contrat de professionnalisation »

Pour vous devez indiquer les informations suivantes : chaque stagiaire

  • Nom et prénoms

  • Date de début et de fin de la période de formation ou de stage

  • Nom et prénoms du tuteur et lieu de présence du stagiaire

Vous devez également indiquer les nom et prénoms des personnes volontaires en service civique.

Les informations sur un salarié contenues dans le registre unique du personnel doivent être conservées pendant une durée de à partir du départ du salarié. 5 ans

En cas de du document unique du personnel, vous vous exposez à une amende de . mauvaise tenue 750 € par salarié

Si vous employez des salariés, vous devez tenir ce registre, y . Il répertorie l'ensemble des risques professionnels (par exemple, chute, infection, blessure...) auxquels sont exposés les salariés. indiquer et analyser tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés

Il doit aux moments suivants : être mis à jour

  • Pour les entreprises d'au moins 11 salariés, au minimum tous les ans

  • En cas d'aménagements importants entrainant une modification des conditions de travail ou de santé et de sécurité

  • À l'apparition d'une information supplémentaire concernant l'évaluation d'un risque (par exemple, apparition d'un risque en raison de nouvelles connaissances scientifiques ou techniques)

Le DUERP doit être conservé à partir de son élaboration. 40 ans

Si vous l'évaluation des risques, vous vous exposez à une amende pouvant aller jusqu'à . Cette amende peut être portée à en cas de récidive dans le délai d'un an. ne transcrivez pas ou ne mettez pas à jour 1 500 € 3 000 €

Lorsque vous employez des salariés soumis à un , vous devez indiquer leur et le dans ce registre. Il faut préciser pour chaque salarié le jour et les fractions de journée choisis pour le repos. On parle de régime particulier de repos quand par exemple un employé n'a pas le même jour de repos que tous les autres. régime particulier de repos nom type de régime

Les salariés concernés doivent être inscrits dans le registre qui suivent leur embauche. dans les 6 jours

En cas de changement dans les journées de repos d'un salarié, la modification doit avoir lieu sur le registre avant la mise en place de la nouvelle période de repos.

En cas de non-tenue de ce registre, vous vous exposez à une amende de par salarié concerné. 1 500 €

Il faut indiquer dans ce registre que les contrôles de sécurité ont bien été effectués dans l'entreprise. Il contient tous les documents de vérification et de contrôle en matière d'hygiène et de sécurité.

Les informations doivent être conservées pendant . 5 ans

En cas de du registre des contrôles de sécurité, vous vous exposez à une amende de concerné. mauvaise tenue 750 € par salarié

Lorsque vous recevez des travailleurs dans votre établissement, vous devez procéder à des vérifications des installations électriques. Vous devez vous assurer qu'elles sont maintenues en conformité avec les règles de santé et de sécurité applicables.

Les résultats des vérifications, les justifications des travaux et modifications effectués doivent être consignés sur un registre.

Le registre peut être tenu sous forme papier ou électronique dès lors qu'il est identifié, numéroté et daté au moment de sa création par des . Il peut être intégré dans le registre de sécurité ou tenu séparément. moyens offrant toute garantie de preuve

Lorsque vous êtes en possession de et que vous en , vous devez tenir un registre des activités de traitement. données personnelles collectez régulièrement

Il permet de recenser tous les traitements de données personnelles : gestion des paies, gestion des ressources humaines, prospection commerciale, publication de la photo d'une personne sur un site internet, etc.

Un traitement de données personnelles n’est pas nécessairement informatisé : les fichiers papier sont également concernés et doivent aussi être protégés.

Le registre des activités de traitement doit être mis à jour régulièrement en concertation avec toutes les personnes de votre entreprise susceptibles de traiter des données personnelles. Il doit contenir les informations suivantes :

  • Nom et coordonnées du responsable du traitement des données

  • Si l'entreprise dispose d'un délégué à la protection des données : Nom et coordonnées

  • Si l'entreprise dispose d'un responsable conjoint du traitement : Nom et coordonnées

  • Si l'entreprise dispose d'un représentant du responsable du traitement : Nom et coordonnées

  • Finalités du traitement

  • Description des catégories de personnes concernées et des catégories de données à caractère personnel

  • Catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiqués (y compris destinataires situés Hors union européenne et les organisations internationales)

  • En cas de transfert de données vers un pays tiers ou une organisation internationale : le transfert, l'identification du pays tiers ou de l'organisation internationale, document attestant l'existence de garanties appropriées

  • Description générale des mesures techniques et organisationnelles (dans la mesure du possible)

En cas de sous-traitance, le sous-traitant ou son représentant doit également tenir un registre de toutes les catégories d'activités de traitement faites pour le compte du responsable du traitement.

À savoir

La Cnil met à votre disposition des modèles de registre sur sa . page dédiée au sujet

Vous devez qui vous sont nécessaires. Vous pouvez trouver ces registres soit dans des boutiques spécialisées soit sur internet en format numérique. acheter les registres obligatoires

Et aussi sur service-public.fr

Textes de référence

Pour en savoir plus

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